Regolamento per la trasmissione, ricezione e gestione delle segnalazioni di illeciti e la tutela del segnalante (Whistleblowing)

1. OGGETTO E FINALITÀ DEL REGOLAMENTO E CONTESTO NORMATIVO

1.1 Oggetto e finalità del regolamento

L’istituto del “Whistleblowing” consiste nella possibilità, fornita ai Destinatari, di segnalare comportamenti, atti od omissioni potenzialmente lesivi dell’interesse pubblico o dell’integrità di AK GROUP S.R.L. (“Segnalazione”).

Il presente regolamento (“Regolamento”) ha come scopo quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto del Whistleblowing, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

Il Regolamento è redatto in conformità al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 di attuazione della Direttiva UE n. 1937/2019 (c.d. “Direttiva Whistleblowing”).

Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni di violazioni di cui i Segnalanti siano venuti a conoscenza all’interno del proprio contesto lavorativo e delle eventuali conseguenti investigazioni.

L’obiettivo del Regolamento è dunque, da una parte, quello di fornire al Segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.

1.2 Contesto Normativo

Il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, attuativo della direttiva (UE) 2019/1937, disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo (cd. whistleblowing).

In sintesi, la normativa prevede:

• un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
• misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, dei Colleghi di lavoro del, nonché dei Soggetti collegati e dei Soggetti Giuridici collegati al Segnalante;
• l’istituzione di canali di segnalazione interni per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;
• la necessità di coinvolgimento delle rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’art. 51 D.lgs. n. 81/2015 prima di attivare i predetti canali di segnalazione;
• la facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
• la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, D.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, D.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (sul punto si veda par. 4);
• provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del D.lgs. n. 24/2023.

Le disposizioni in questione si applicano a soggetti del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato o indeterminato e, a prescindere dal numero di lavoratori impiegati, ai soggetti che hanno adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dal D.lgs. n. 231/2001.

In attuazione del D.lgs. n. 24/2023, il presente Regolamento ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione e gestione delle segnalazioni su informazioni, adeguatamente circostanziate, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’azienda.

1.3 Definizioni

Ai sensi del presente Regolamento, di seguito si riportano le definizioni dei termini utilizzati:

1. Colleghi di lavoro: soggetti che lavorano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
2. Comitato Etico: l’organismo interno di cui al § 3.1.2 a carattere autonomo e composto da personale specificatamente formato in materia di Whistleblowing;
3. Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di cui al § 1.3.1, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle Violazioni;
4. Destinatari: i soggetti che possono effettuare la Segnalazione e/o che godono di protezione in caso di Segnalazione per come indicati al § 1.3.1.;
5. Decreto: Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali;
6. Facilitatore: persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
7. Persona segnalata: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque menzionata nella Violazione segnalata;
8. Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
9. Segnalante/i: persona fisica rientrante tra i Destinatari che effettua/no la Segnalazione ai sensi del presente Regolamento:
10. Segnalazione: la segnalazione presentata da un Segnalante ai sensi del presente Regolamento (§ 3);
11. Segnalazione interna: la Segnalazione presentata tramite il canale di cui al § 3.1.2;
12. Segnalazione esterna: la Segnalazione presentata tramite il canale di cui al § 4;
13. Soggetti collegati: persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
14. Soggetti Giuridici collegati: enti di proprietà del Segnalante (in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi), o presso cui lavora il Segnalante, o che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante;
15. Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’azienda e che consistono in:

• • Condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dall’azienda, incluse violazioni del Codice Etico, delle procedure e delle altre norme interne che formano parte integrante del Modello;
  • Illeciti relativi all’applicazione delle leggi e dei regolamenti, sia dell’Unione Europea che nazionali, indicati nell’allegato del Decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato della Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
  • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno (comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato e quelle in materia di imposta);
  • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui ai numeri 2), 3) e 4).

1.3.1.  Destinatari

I Destinatari sono i soggetti che possono effettuare le Segnalazioni e/o che, anche se diversi dal Segnalante, godono di protezione in caso di Segnalazione, e in particolare:

• i dipendenti di AK GROUP S.R.L. ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D. Lgs.81/2015 o dall’art.54bis del D.Lgs.50/2017;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della Legge n. 81/2017, che svolgono la propria attività lavorativa presso l’azienda;
• i collaboratori di cui agli artt. 409 cod. proc. Civ. e all’art. 2 D.Lgs. n. 81/2015, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’azienda;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività presso l’azienda;
• le persone con funzioni di Amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i fornitori di beni e servizi, nonché i liberi professionisti, i consulenti o clienti;
• gli eventuali azionisti persone fisiche che detengono azioni in AK GROUP S.R.L.;
• i Facilitatori;
• i Colleghi di Lavoro del segnalante;
• i Soggetti collegati;
• I Soggetti Giuridici collegati.

A tutti i soggetti sopra elencati la tutela si applica anche qualora la Segnalazione, la denuncia o la divulgazione pubblica avvenga nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

2. VIOLAZIONI

Rientrano nel perimetro di applicazione del presente Regolamento le Segnalazioni inerenti a comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’azienda per come individuati nell’art. 2 del D.Lgs. n. 24/2023 di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel Contesto lavorativo.

Possono essere oggetto di Segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le Violazioni, come ad esempio la distruzione di prove circa la commissione della violazione.

Non sono ricomprese tra le violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili.

In particolare, sono escluse dal perimetro di applicazione della presente procedura le Segnalazioni inerenti a:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali);
• violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;
• violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali che già garantiscono apposite procedure di segnalazione, come ad esempio nel settore finanziario (parte II dell’allegato al Decreto e discipline nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’UE indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937);
• richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti dell’azienda (c.d. diritti privacy), ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (GDPR) e del ex D.Lgs. n. 196/2003, per le quali si rimanda ai dati di contatto del IT Manager di AK GROUP S.R.L.

Resta ferma l’applicazione delle disposizioni nazionali o dell’Unione europea in materia di informazioni classificate, segreto professionale forense e medico, segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, segretezza delle indagini nel processo penale, disposizioni sull’autonomia ed indipendenza della magistratura, disposizioni in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica.

Resta altresì ferma l’applicazione delle disposizioni in materia di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui all’art. 28 Legge n. 300/1970.

3. SEGNALAZIONI

3.1. Segnalazioni interne

3.1.1. Oggetto e Requisiti: Piattaforma Informatica

Per permettere a tutti i soggetti legittimati di effettuare una Segnalazione ai sensi del Decreto, AK GROUP S.R.L. ha sottoscritto un contratto con  Audit People – Società Benefit S.r.l. (di seguito “Audit People”), certificata in conformità alla norma ISO 9001 per i “Servizi di organismo di vigilanza e gestione delle segnalazioni (whistleblowing) per il Decreto Legislativo 231 e compliance programs”, al fine di mettere a disposizione dei Destinatari una piattaforma tecnologica sotto forma di “landing page” sul sito EthicPoint.eu, di cui all’indirizzo https://ethicpoint.eu/ak-group/ un’applicazione cloud accessibile da qualunque dispositivo (computer, iPad, smartphone) compilando i campi predefiniti per identificarsi o utilizzando l’opzione di anonimato.

Il servizio messo a disposizione dei Destinatari include:

• una casella di posta elettronica dedicata: akgroup@ethicpoint.eu;
• un numero verde dedicato alla prima assistenza al segnalante;
• l’attivazione di una casella di posta fisica (Po Box).

Il servizio prestato da Audit People è conforme alle previsioni del Decreto ed alle Linee guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

Attraverso il canale informatico, il Segnalante verrà guidato in ogni fase della Segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.

È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal Segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

Sono prese in considerazione anche le Segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

La Segnalazione deve essere circostanziata con un grado di completezza ed esaustività ampia. Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione, quali:

1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della Segnalazione;
2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della Segnalazione;
3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
4. gli eventuali documenti a supporto della Segnalazione;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
6. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinché una Segnalazione sia circostanziata, i requisiti di cui al punto precedente non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il Segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

Audit People trasmetterà le Segnalazioni ricevute al Comitato Etico appositamente nominato da AK GROUP S.R.L. (3.1.2).

3.1.2. Gestione: Il Comitato Etico

La gestione del canale di Segnalazione interna è affidata ad un Comitato Etico appositamente nominato, composto dal Responsabile Governance and Compliance di AK GROUP S.R.L., che è il soggetto cui Audit People inoltrerà le Segnalazioni.

Il Comitato Etico svolge le seguenti attività:

• rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• svolge un’analisi preliminare dei contenuti della stessa, se ritenuto dallo stesso opportuno anche con il supporto di consulenti esterni specializzati, al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto e, in generale, del Regolamento;
• archivia la Segnalazione qualora ritenga che la medesima non sia ammissibile, ad esempio:
• • in caso di manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
  • in caso di accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero in caso di segnalazione di  condotte illecite corredata da documentazione non appropriata o inconferente.
    In tal caso, il Comitato Etico dovrà fornire una motivazione scritta al Segnalante circa le ragioni dell’archiviazione;
• nell’ipotesi in cui non sia archiviata, prende in carico la gestione della Segnalazione e trasmette all’Organismo di Vigilanza (OdV) le Segnalazioni aventi rilevanza ai sensi del D.Lgs.231/2001.

3.1.3. Modalità di effettuazione dell’istruttoria

Entro 15 giorni dalla recezione della Segnalazione, il Comitato Etico e/o l’OdV in caso di segnalazioni aventi rilevanza 231 avvia l’istruttoria.

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle Segnalazioni interne pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del Segnalante, della persona coinvolta dalla o comunque menzionata nella segnalazione e dei Facilitatori e sull’oggetto della Segnalazione. L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati. A tali scopi, il Comitato Etico/OdV mantiene le interlocuzioni con la persona Segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni.

Durante la fase istruttoria il Comitato Etico/OdV, al fine di valutare una Segnalazione interna, può svolgere le opportune indagini interne, sia direttamente sia incaricando un soggetto interno o esterno all’azienda, fermo restando l’obbligo di riservatezza.

È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa.

Di ogni investigazione, il Soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno:

• i fatti accertati;
• le evidenze raccolte;
• le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.

Le evidenze raccolte durante le indagini interne vengono analizzate per comprendere il contesto della Segnalazione interna, per stabilire se si sia effettivamente verificata una violazione rilevante ai sensi del Decreto.

Qualora, a seguito dell’attività istruttoria svolta, sia stato ravvisato il fumus di fondatezza della Segnalazione, il Comitato Etico/OdV, sempre nel rispetto della riservatezza del Segnalante, della persona coinvolta dalla o comunque menzionata dalla segnalazione e dei Facilitatori, informerà gli amministratori della Società, che provvederanno alternativamente o congiuntamente, a seconda della natura dell’illecito, a:

• presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
• adottare i provvedimenti opportuni, inclusa l’eventuale azione disciplinare;
• decidere in merito ai provvedimenti necessari a tutela della Società.

La segnalazione sarà senz’altro archiviata dal Comitato Etico/OdV nelle seguenti ipotesi, previa richiesta di integrazione o precisazione:

• infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• infondatezza a seguito dell’istruttoria;
• contenuto generico della segnalazione che non consente la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione, in assenza di segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• segnalazione del tutto estranea rispetto all’oggetto del presente Regolamento;
• mancanza di dati che costituiscono elementi essenziali della Segnalazione.

3.1.4. Conclusione della procedura

La procedura deve concludersi entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

Un avviso di conclusione del procedimento viene trasmesso al Segnalante.

3.1.5. Modalità di archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, attraverso cartelle di rete protette da password, sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed all’uopo istruite.

I dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della specifica Segnalazione interna, e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione interna.

4. SEGNALAZIONI ESTERNE

In aggiunta, i Destinatari possono effettuare una Segnalazione esterna attraverso un canale esterno gestito dall’ANAC.

L’accesso a tale canale, tuttavia, è consentito solo se al momento della presentazione della Segnalazione:

• il canale interno non è attivo o, se attivo, non è conforme a quanto previsto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle Segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e questa non ha avuto seguito da parte del Comitato Etico;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o questa potrebbe determinare il rischio di Ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

È prevista anche un’ulteriore modalità di Segnalazione esterna che consiste nella divulgazione pubblica, attraverso la quale le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. La divulgazione pubblica delle violazioni può avvenire se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

• ad una Segnalazione interna cui il Comitato Etico non ha dato riscontro nei termini previsti (tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione), ha fatto seguito una Segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al Segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
• la persona ha già effettuato direttamente una Segnalazione esterna all’ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al Segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla Segnalazione entro i predetti termini ragionevoli;
• la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto, ritiene che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse oppure possa comportare il rischio di Ritorsione oppure possa non avere efficace seguito perché, ad esempio, teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

I Destinatari possono rivolgersi direttamente alle Autorità giudiziarie e contabili competenti per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui questi siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

5. TUTELA DEL SEGNALANTE

L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente tale identità, non possono essere rivelate a persone esterne. Ciò anche al fine di evitare l’esposizione dello stesso a ritorsioni che potrebbero essere adottate a seguito della Segnalazione.

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

La riservatezza è estesa a tutti i Destinatari nonché al contenuto della Segnalazione ed alla relativa documentazione.

In particolare, i dati dei Destinatari dovranno essere trattati dal Comitato Etico nonché dagli eventuali soggetti coinvolti nella gestione della segnalazione:

• in osservanza dei criteri di riservatezza;
• in modo lecito e secondo correttezza;
• nel pieno rispetto delle misure minime di sicurezza, custodendo e controllando i dati oggetto di trattamento in modo da evitare rischi anche accidentali, di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o trattamento non consentito;
• garantendo l’esercizio dei diritti dell’interessato, di cui agli articoli 15 – 22 del GDPR (diritto di informazione; diritto di accesso; diritto di aggiornamento o rettifica; diritto di cancellazione; diritto di opposizione; diritto di revoca del consenso; diritto di opposizione; diritto all’oblio; diritto alla portabilità), con i limiti stabiliti dalla normativa vigente.

Inoltre, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.

L’identità del Segnalante può essere rivelata solo nei casi previsti dal Decreto, in particolare:

• nell’ambito del procedimento penale, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale;
• nell’ambito del procedimento disciplinare scaturito all’esito dell’istruttoria, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, ancorché conseguenti ad essa. Qualora la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e/o delle persone coinvolte, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità. Qualora il Comitato Etico accerti l’assoluta necessità della conoscenza dell’identità del Segnalante per la difesa del Segnalato e/o delle persone coinvolte in seno al procedimento disciplinare, provvederà a raccoglierne il consenso; in caso il consenso venga negato, la segnalazione non sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare, salva l’utilizzabilità delle ulteriori evidenze istruttorie.

In tali ipotesi, al Segnalante è data preventiva comunicazione scritta avente ad oggetto le ragioni della rivelazione dei dati riservati.

6. DIVIETO DI RITORSIONE

Il Segnalante non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, in conseguenza della propria segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica. Il divieto di Ritorsioni è esteso ai Destinatari.

In particolare, sono considerate Ritorsioni i seguenti comportamenti:

1. licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
2. retrocessione di grado o mancata promozione;
3. mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
4. sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
5. note di demerito o referenze negative;
6. adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
8. discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
9. mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
12. inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
13. conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. annullamento di una licenza o di un permesso;
15. richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Oltre a queste, possono costituire Ritorsioni, ad esempio, anche la pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati; una valutazione della performance artatamente negativa; una revoca ingiustificata di incarichi; un ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto; il reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi); la sospensione ingiustificata di brevetti, licenze, etc.

Le Ritorsioni sono vietate e i soggetti che siano stati licenziati a causa della Segnalazione hanno diritto a essere reintegrati nel posto di lavoro.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di Ritorsioni nei confronti del Segnalante e degli altri Destinatari, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della Segnalazione e l’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla stessa è a carico di colui che li ha posti in essere.

In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dal Segnalante, se il medesimo dimostra di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza della Segnalazione medesima.

L’adozione di misure ritenute ritorsive nei confronti del Segnalante e de gli altri Destinatari può essere segnalata all’Autorità Nazionale Anticorruzione dall’interessato per l’adozione degli atti conseguenti sulla seguente piattaforma: Whistleblowing – Modulo per la segnalazione di condotte illecite ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023 (anticorruzione.it), e azionata presso l’Autorità Giudiziaria per la tutela delle situazioni giuridiche soggettive lese.

7. SANZIONI

Sono sanzionabili i seguenti Soggetti:

• il Segnalante che effettua con dolo o colpa grave Segnalazioni che si rivelano infondate o in mala fede;
• il Soggetto aziendale che ha adottato misure discriminatorie o ritorsive nei confronti del Segnalante;
• i Soggetti che ostacolano o tentano di ostacolare le Segnalazioni;
• il responsabile delle attività di verifica nel caso di mancato svolgimento delle attività di verifica e analisi;
• i soggetti che non garantiscono i principi generali di tutela con particolare riferimento al rispetto della riservatezza dell’identità del Segnalante;
• la Persona segnalata che, a seguito dei risultati delle verifiche condotte dalla Società, è risultato aver posto in essere atti illeciti o irregolari, anche secondo quanto previsto dal sistema disciplinare del contratto collettivo di lavoro.

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica le sanzioni di cui all’art. 21 del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

8. TUTELA DELLA PERSONA SEGNALATA

Le misure di protezione descritte non possono trovare applicazione in favore del Segnalante che effettui delle segnalazioni che risultino mendaci, diffamatorie, calunniose, con l’unico scopo di danneggiare la Persona segnalata.

In particolare, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, l’azienda si riserva di irrogare al Segnalante apposita sanzione disciplinare.

La Persona segnalata che venga informata di una Segnalazione a suo carico e che ritenga la medesima infondata, mendace, calunniosa o diffamatoria, potrà presentare apposita richiesta al Comitato Etico per conoscere l’identità del Segnalante, ai fini di instaurare nei suoi confronti apposito procedimento civile e/o penale per la tutela dei propri interessi.

9. INIZIATIVE DI COMUNICAZIONE E SENSIBILIZZAZIONE

Il Comitato Etico intraprende iniziative di comunicazione e sensibilizzazione mediante la divulgazione sul sito e tramite iniziative di formazione a tutto il personale sulle finalità dell’istituto e il suo utilizzo.